Staf meja depan biasanya adalah kontak pertama yang dilakukan pasien dengan kantor Anda. Mereka tidak hanya menjawab telepon atau memberi salam kepada pasien. Mereka juga bertanggung jawab untuk menjadwalkan janji dan memperoleh informasi demografis pasien. Mereka harus mampu mengikuti kecepatan dari kantor medis serta memberikan perhatian besar terhadap detail. Berikut adalah 8 tanggung jawab staf meja depan.
1 -
Menyambut dan Menyambut ...Orang meja depan menyambut dan menyapa semua pasien dan pengunjung, secara langsung atau melalui telepon. Seperti semua orang tahu, kesan pertama adalah yang abadi. Kesan pertama pelanggan Anda terima tentang praktik medis Anda sering dari staf kantor Anda membuat mereka penting untuk keberhasilan organisasi Anda. Memberikan perawatan berkualitas tinggi dan layanan pelanggan yang sangat baik akan mencegah hilangnya pendapatan untuk kantor medis karena tingkat kepuasan pasien yang tinggi.
2 -
Jawab telponnya…tetap menjaga cara telepon yang sopan dan konsisten menggunakan etiket telepon yang benar. Memiliki perilaku telepon yang baik adalah tugas yang sederhana. Untuk memiliki sopan santun telepon yang baik berarti menjadi profesional dan memperlakukan orang lain sebagaimana Anda ingin diperlakukan jika Anda adalah si penelepon. Penting bagi staf kantor medis Anda untuk secara konsisten menawarkan cara telepon yang sopan dan konsisten. Ketika seorang pasien menelepon, cara petugas meja depan menangani panggilan telepon menentukan bagaimana fasilitas Anda dirasakan.
3 -
Menyimpan Area Penerimaan ...bersih dan teratur. Menjaga kebersihan kantor medis Anda bukan hanya tentang penampilannya. Kantor medis yang bersih sangat penting untuk menjaga karyawan dan pasien tetap aman dan sehat. Menjaga kantor medis bebas dari kuman lebih dari sekadar tentang apa yang ada di permukaan; ini tentang memiliki lingkungan yang sehat dan steril untuk mencegah penyakit menular.
4 -
Mendaftarkan Pasien Baru ...dan perbarui demografi pasien yang ada dengan mengumpulkan informasi pasien rinci pasien termasuk informasi pribadi dan keuangan. Siklus akun pasien berasal dari entri awal informasi demografis pasien yang mencakup demografi pasien dan informasi asuransi. Informasi yang tidak valid dapat menunda pembayaran.
5 -
Memfasilitasi Arus Pasien ...dengan memberi tahu penyedia kedatangan pasien, menyadari keterlambatan, dan berkomunikasi dengan pasien dan staf klinis. Jika pasien di kantor medis Anda tidak senang dengan seluruh proses, mereka mungkin tidak akan kembali. Memberikan perawatan berkualitas tinggi dan layanan pelanggan yang sangat baik akan mencegah hilangnya pendapatan untuk kantor medis karena tingkat kepuasan pasien yang tinggi. Pasien akan sangat mungkin terus kembali selama mereka puas dengan seluruh proses.
6 -
Tanggapi ...pasien, pasien prospektif, dan pertanyaan pengunjung dengan cara yang sopan. Teknik yang disebut "mendengarkan aktif" adalah alat yang bermanfaat untuk memastikan pemahaman itu lengkap. Dalam teknik ini, pendengar akan ulang kata-kata informasi yang mereka dengar dengan kata-kata mereka sendiri. Jika informasi ini benar, pertukaran selesai, jika tidak pengirim informasi dapat memperbaiki kesalahpahaman pada saat ini. Pertukaran ini hanya membutuhkan sedikit lebih banyak waktu dan merupakan alat yang efisien untuk menciptakan akuntabilitas karena semua orang yang terlibat dalam pertukaran mengetahui bahwa harapan itu jelas dan dipahami.
7 -
Menyimpan Perlengkapan Kantor Medis ...memadai diisi dengan mengantisipasi kebutuhan persediaan, menempatkan pesanan, dan memonitor peralatan kantor.
8 -
Melindungi Kerahasiaan Pasien ...dengan memastikan informasi kesehatan yang dilindungi dijamin dengan tidak meninggalkan PHI di situs biasa dan logout dari komputer sebelum meninggalkannya tanpa pengawasan. Menjaga kerahasiaan pasien tidak hanya membuat pasien merasa aman tentang dirawat di fasilitas medis Anda, itu juga hukum. Setiap organisasi yang mengakses informasi kesehatan pasien dianggap sebagai entitas tertutup dan diwajibkan oleh hukum untuk mematuhi ketentuan HIPAA atau menghadapi hukuman perdata dan / atau pidana. Sangat penting bahwa catatan medis tetap rahasia dan tidak dapat diakses oleh orang yang tidak memiliki otorisasi yang tepat. Pengungkapan yang dibuat mengenai informasi kesehatan yang dilindungi pasien (PHI) tanpa otorisasi mereka dianggap sebagai pelanggaran terhadap Aturan Privasi.