4 Langkah untuk Etika Telepon

Sopan, Perilaku Telepon Konsisten di Kantor Medis

Apakah resepsionis Anda memiliki etiket telepon yang sangat baik? Penting bagi staf kantor medis Anda untuk secara konsisten menawarkan cara telepon yang sopan dan konsisten. Ketika seorang pasien menelepon, cara petugas meja depan menangani panggilan telepon menentukan bagaimana fasilitas Anda dirasakan.

Sebagai salah satu cara komunikasi yang paling sering digunakan, komunikasi telepon tidak boleh dianggap enteng. Seringkali interaksi pertama yang dilakukan oleh kantor medis dengan seorang pasien. Berikut adalah beberapa kiat dasar yang dapat Anda tawarkan kepada staf kantor medis Anda untuk memperbaiki etiket telepon.

1 -

Jadilah pendengar yang aktif
Westend61 / Getty Images

Teknik yang disebut "mendengarkan aktif" adalah alat yang bermanfaat untuk memastikan pemahaman itu lengkap. Dalam teknik ini, pendengar akan ulang kata-kata informasi yang mereka dengar dengan kata-kata mereka sendiri. Jika informasi ini benar, pertukaran selesai, jika tidak pengirim informasi dapat memperbaiki kesalahpahaman pada saat ini. Pertukaran ini hanya membutuhkan sedikit lebih banyak waktu dan merupakan alat yang efisien untuk menciptakan akuntabilitas karena semua orang yang terlibat dalam pertukaran mengetahui bahwa harapan itu jelas dan dipahami.

2 -

Memiliki sopan santun telepon yang baik
nmaxfield / Getty Images

Memiliki perilaku telepon yang baik adalah tugas yang sederhana. Untuk memiliki sopan santun telepon yang baik berarti menjadi profesional dan memperlakukan orang lain sebagaimana Anda ingin diperlakukan jika Anda adalah si penelepon. Beberapa contoh termasuk:

3 -

Pertahankan kerahasiaan
Gambar Tetra / Getty Images

Menjaga kerahasiaan pasien tidak hanya membuat pasien merasa aman tentang dirawat di fasilitas medis Anda, itu juga hukum. Setiap organisasi yang mengakses informasi kesehatan pasien dianggap sebagai entitas tertutup dan diwajibkan oleh hukum untuk mematuhi ketentuan HIPAA atau menghadapi hukuman perdata dan / atau pidana. Sangat penting bahwa catatan medis tetap rahasia dan tidak dapat diakses oleh orang yang tidak memiliki otorisasi yang tepat. Pengungkapan yang dibuat mengenai informasi kesehatan yang dilindungi pasien (PHI) tanpa otorisasi mereka dianggap sebagai pelanggaran terhadap Aturan Privasi.

4 -

Hal yang Perlu Dipertimbangkan
Jose Luis Pelaez Inc./Getty Images

Etiket telepon bukan hanya apa yang Anda katakan atau apa yang Anda lakukan, tetapi juga bagaimana Anda mengatakannya dan bagaimana Anda melakukannya. Pertimbangkan ini saat Anda berbicara dengan pasien atau pelanggan lain di telepon.