Bagaimana Pola Pikir 5S Dapat Meningkatkan Perawatan Kesehatan

Meningkatkan Efisiensi dalam Organisasi Kesehatan

Yang paling utama dalam pikiran pemimpin organisasi perawatan kesehatan dalam iklim penggantian yang menantang saat ini adalah mencari cara untuk memberikan perawatan bernilai tinggi. Dengan kata lain, karena biaya untuk memberikan perawatan terus meningkat dengan kecepatan yang terus meningkat, organisasi perawatan kesehatan berada di bawah tekanan yang meningkat untuk memberikan perawatan berkualitas tertinggi dengan biaya serendah mungkin.

Meskipun ada banyak pendekatan yang berbeda untuk mencapai tujuan ini, tampaknya mendominasi lansekap sebagai cara untuk menghasilkan hasil kesehatan yang lebih baik, hasil keuangan, dan skor kepuasan pasien dan staf. Peningkatan kualitas berkelanjutan dalam organisasi perawatan kesehatan telah diterima secara luas sebagai model yang paling efektif untuk meningkatkan nilai.

Apa itu 5S?

Organisasi perawatan kesehatan semakin beralih ke pola pikir lean untuk mencapai nilai yang lebih besar. 5S adalah salah satu alat yang lebih populer digunakan untuk mencapai kesehatan ramping. Dikembangkan oleh Toyota pada awal 1980-an, 5S adalah teknik lima-fase yang meningkatkan nilai dalam suatu organisasi dengan secara konsisten dan terus-menerus menganalisis operasi untuk mengidentifikasi pemborosan dan ketidakefisienan dan kemudian menyusun solusi baru untuk menjadi lebih ramping. Sudah digunakan di seluruh dunia selama beberapa dekade. Sejak 1990-an, pikiran inovatif dalam kepemimpinan perawatan kesehatan telah meminjam dan menerapkan pola pikir 5S, mencapai hasil yang mengesankan.

5 Fase 5S

Menciptakan tempat kerja 5S dalam organisasi perawatan kesehatan dapat mengarah pada peningkatan nilai yang nyata dengan meningkatkan hasil dan pengalaman pasien sambil memaksimalkan bakat dalam organisasi dan menggunakan sumber daya paling sedikit. Lima langkah di bawah ini memberikan pendekatan dasar untuk organisasi perawatan kesehatan yang ingin menerapkan pendekatan 5S.

Langkah 1. Sortir

Langkah pertama adalah mengkategorikan item dalam lingkungan kerja. Ini melibatkan menghapus item yang tidak perlu dari ruang kerja dan mengatur ruang kerja berdasarkan proses. Para ahli mengadvokasi dua pendekatan dominan untuk menyortir.

Item dapat diurutkan menjadi tiga kelompok berdasarkan frekuensi penggunaan seperti:

  1. Selalu digunakan
  2. Terkadang digunakan
  3. Jarang digunakan

Atau, mereka dapat diatur oleh keluarga produk seperti persyaratan IV, pernapasan, eliminasi, dll.

Alasan di balik penyortiran adalah untuk mengidentifikasi barang-barang yang lebih penting yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan Anda dan membuang persediaan prioritas yang lebih rendah ke ruang yang tidak mengganggu ruang yang sangat berharga yang harus disisihkan untuk barang-barang yang sangat penting dan paling penting digunakan. Urutan harus merupakan proses yang berkelanjutan dan harus dilakukan dalam waktu sesedikit mungkin.

Langkah 2. Atur Sesuai Pesanan

Sekarang setelah Anda menyisihkan ruang dan memilah dan memisahkan yang sering digunakan dari persediaan yang jarang digunakan, Anda akan memulai tahap organisasi berikutnya: Atur persediaan medis Anda. Saatnya untuk spesifik dengan bagaimana dan di mana Anda akan menyimpan barang-barang ini.

Tetapkan lokasi yang spesifik, permanen, dan mudah diakses untuk setiap jenis pasokan medis sehingga staf akan selalu tahu di mana menemukan apa yang mereka cari, bahkan ketika mereka stres, lelah, dan terburu-buru.

"Permanen" tidak berarti bahwa lokasi penyimpanan tidak dapat atau tidak boleh dipindahkan ketika kesempatan untuk meningkatkan penyimpanan dan lokasinya muncul karena upaya peningkatan kualitas berkelanjutan.

Tentukan berapa jumlah masing-masing persediaan yang harus berada di lokasi itu dan jumlah minimum yang akan memicu re-stocking. Dalam manufaktur, ini dikenal sebagai "par-level" dan terminologi ini dengan mudah beralih ke manajemen bahan kesehatan.

Atur persediaan medis dalam urutan paralel dan tegak lurus untuk akses mudah dan untuk mengurangi kemungkinan mengambil barang yang salah. Berikan setiap item untuk menetapkan batas dengan rak, tempat sampah, atau penyelenggara laci misalnya.

Kembangkan sistem pelabelan yang mudah dan jelas untuk semua yang Anda simpan. Label harus mudah dibaca. Banyak organisasi telah menemukan bahwa memperkenalkan sistem kode warna ke penyimpanan mereka sangat membantu. Selalu mencari cara untuk menyederhanakan dan meningkatkan sistem penyortiran Anda.

Langkah 3. Bersinar

Pertahankan ruang kerja dan ruang penyimpanan yang bersih. Kebersihan memiliki banyak manfaat dalam perawatan kesehatan:

(Catatan: HCAHPS meminta pasien untuk menilai pengalaman mereka mengenai masa inap rawat inap. Peringkat dibagikan kepada publik dan dapat mempengaruhi reputasi organisasi perawatan kesehatan di masyarakat serta jumlah yang akan diganti untuk layanan yang diberikan kepada pasien Medicare.)

Langkah 4: Standarisasi

Sekarang formalkan tanggung jawab, alokasi ruang, tingkat-par, sistem organisasi, dan persyaratan pembersihan untuk organisasi Anda. Singkatnya, "standarisasi," aktivitas "sort," "set in order," dan "shine" Anda sehingga dieksekusi secara konsisten. Setiap orang yang terlibat harus memahami tanggung jawab khusus mereka dalam proses ini. Organisasi 5S yang paling sukses dalam industri apa pun menggunakan alat bantu visual untuk memperingatkan karyawan secara cepat dan akurat terhadap kepatuhan standar.

Langkah 5: Mempertahankan

"S" kelima, "sustain," dapat membuat atau menghancurkan usaha Anda. Tim Anda telah menginvestasikan waktu dan upaya, dan tidak diragukan lagi uang, untuk mengurutkan, mengatur agar, bersinar, dan menstandardisasi. Mempertahankan upaya-upaya ini untuk jangka panjang akan memberikan pengembalian yang lebih besar atas investasi ini. Inilah mengapa 5S dianggap sebagai "mindset" dan bukan proyek jangka pendek. Ini adalah cara berpikir tentang bagaimana Anda akan mengoperasikan organisasi Anda sehingga memberikan nilai kesehatan tertinggi.

Sumber:

Fanny YF Young Penggunaan 5S dalam Layanan Kesehatan: sebuah Tinjauan Literatur. Jurnal Internasional Bisnis dan Ilmu Sosial. September 2014.