Hosting Pertemuan Kantor Medis yang Efektif

Pilih Waktu yang Tepat, Atur Agenda, Bahas Item yang Penting Terus Berlangsung

Pertemuan staf kantor medis dapat sangat efektif jika digunakan secara efisien dan produktif. Pertemuan adalah bentuk komunikasi yang hebat untuk seluruh praktik dan harus diadakan secara teratur. Ketika pertemuan dijadwalkan mingguan, dua mingguan atau bahkan bulanan, manajer dan staf dapat menangani masalah di kantor secara tepat waktu.

Banyak kali pertemuan dapat menjadi tidak efektif ketika tidak ada perencanaan yang cukup terlibat untuk mengakomodasi keterbatasan waktu atau informasi yang disajikan tidak diatur dengan benar. Berikut beberapa cara Anda dapat menyelenggarakan rapat kantor medis yang lebih efektif.

1 -

Agenda

Mengembangkan agenda standar memungkinkan Anda untuk membahas topik utama di setiap pertemuan sesuai urutan kepentingan. Ini memungkinkan setiap pertemuan mengalir lancar dan tetap pada topik dengan waktu yang cukup untuk membahas semua topik yang paling penting. Banyak kali pertemuan akan melampaui waktu yang dijadwalkan, tetapi pertemuan Anda dapat berakhir tepat waktu selama isu-isu penting ditangani.

Agenda pertemuan khas meliputi:

1. Selamat datang dan perkenalan
2. Absen
3. Risalah pertemuan sebelumnya
4. Masalah yang timbul dari pertemuan sebelumnya
5. Daftar barang yang akan dibahas berdasarkan urutan kepentingannya
6. Bisnis lain yang memungkinkan anggota staf untuk memunculkan topik lain
7. Setiap bisnis baru untuk pertemuan berikutnya
8. Tutup rapat

Dalam daftar item, sertakan item standar yang harus ditangani pada setiap pertemuan. Ini mungkin pengendalian infeksi, HIPAA , dan tujuan keuangan.

Carilah item yang berulang dari agenda sebelumnya, seperti penolakan klaim, waktu tunggu yang lama, dan masalah kepuasan pasien.

2 -

Frekuensi dan Lama Waktu untuk Mengakomodasi Kebutuhan Perawatan Pasien

Frekuensi dan lamanya waktu rapat kantor tergantung pada beberapa faktor. Karena keterbatasan waktu dari kantor medis , pertemuan tidak boleh mengganggu perawatan pasien.

Waktu terbaik untuk menjadwalkan pertemuan adalah setelah jam atau selama periode yang lambat. Dengan cara ini pertemuan akan memiliki sedikit atau tanpa gangguan dan dapat mulai dan berakhir tepat waktu. Pertemuan staf dua mingguan atau bulanan yang berlangsung tidak lebih dari satu jam akan lebih nyaman.

Beberapa manajer mungkin juga ingin bertemu sebulan sekali dengan kelompok yang lebih kecil atau anggota staf individu untuk membahas topik yang lebih spesifik. Ini merupakan langkah penting yang sering ditinggalkan rencana pertemuan. Kelompok-kelompok yang lebih kecil atau pertemuan-pertemuan individual memungkinkan orang-orang untuk membahas atau membahas topik-topik yang mungkin tidak ingin mereka bicarakan di depan kelompok yang lebih besar. Manajer juga dapat menggunakan ini sebagai kesempatan untuk membahas masalah-masalah rahasia dengan anggota staf tanpa ada yang merasa diasingkan.

3 -

Diskusikan Item Penting dalam Pengaturan Medis

Meskipun masing-masing kantor berbeda, dinamika kantor medis sangat mirip di alam. Topik-topik tertentu harus disinggung pada setiap pertemuan untuk memastikan bahwa kantor medis Anda tetap mematuhi pedoman negara bagian dan federal.

• HIPAA: Semua penyedia layanan kesehatan memiliki tanggung jawab untuk menjaga staf mereka dilatih dan diberi informasi mengenai kepatuhan HIPAA . Apakah pengungkapan PHI yang disengaja atau tidak disengaja, tidak sah dianggap sebagai pelanggaran HIPAA. Ingatkan staf Anda setiap pertemuan tentang pentingnya menghindari pengungkapan informasi melalui percakapan rutin; mendiskusikan informasi pasien di area tunggu, lorong atau lift; pembuangan PHI yang tepat; dan akses terhadap informasi sangat terbatas pada karyawan yang pekerjaannya membutuhkan informasi itu.
• Pengendalian Infeksi: Mencegah penyebaran penyakit menular adalah tujuan utama pengendalian infeksi di kantor medis. Seperti yang kita semua tahu, mencuci tangan yang tepat adalah cara paling efektif untuk mencegah penyebaran infeksi. Namun, mencuci tangan sendiri tidak dapat melakukan pekerjaan. Pengingat yang ramah akan sangat membantu memastikan staf dan pasien tetap aman.
• Sasaran Keuangan: Keberhasilan setiap fasilitas perawatan kesehatan bergantung pada kekuatan kebijakan keuangan kantor medis dan bagaimana kinerja kantor dalam mencapai tujuan keuangannya. Memberikan informasi kepada staf tentang seberapa baik atau buruk kinerja kantor adalah salah satu cara untuk terus berkinerja baik atau meningkat. Status keuangan kantor sama pentingnya bagi staf karena mereka tahu bahwa selama kantor berkinerja baik secara finansial, mereka lebih merasa aman dalam pekerjaan mereka.