5 Komponen untuk Kontrol Internal yang Efektif

Mencegah dan mendeteksi kesalahan karyawan di kantor medis Anda

Kontrol internal didefinisikan sebagai proses yang dirancang untuk mencegah penipuan, melindungi sumber daya perusahaan, dan memastikan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan. Kontrol internal hanya efektif jika mereka ditentukan oleh kebutuhan spesifik dari kantor medis, dilaksanakan, dipantau, dan diukur untuk memastikan mereka berfungsi sesuai rencana.

Kantor medis harus mengambil pendekatan proaktif untuk mencegah dan mendeteksi kesalahan karyawan dengan memiliki kebijakan tentang pengendalian internal. Pencegahan dan deteksi memainkan peran yang sangat penting dalam setiap proses pengendalian internal dengan meminimalkan tingkat risiko tertentu.

1 -

Mempekerjakan Praktek

Mempekerjakan staf kantor medis terbaik adalah cara yang efektif untuk memperkuat proses pengendalian internal. Mempekerjakan staf yang kompeten, dapat dipercaya, dan dapat diandalkan dengan benar-benar menyaring kandidat adalah akal bisnis yang baik. Cek latar belakang dan pemeriksaan referensi adalah cara mudah untuk menyingkirkan apel buruk dan mencegah orang-orang tertentu melamar pekerjaan.

Meskipun pemberi kerja sebelumnya tidak diizinkan memberikan informasi selain status pekerjaan dan kelayakan untuk mempekerjakan kembali, Anda dapat meminta pelamar memberikan informasi kontak untuk supervisor atau rekan kerja sebelumnya untuk mendapatkan informasi yang lebih rinci. Pemeriksaan latar belakang termasuk pemeriksaan kredit juga memberikan rincian tentang sejarah pribadi pemohon.

Lebih

2 -

Pemisahan Tugas

Memisahkan tugas mencegah satu karyawan memiliki tanggung jawab dari beberapa transaksi yang melibatkan penanganan keuangan. Setiap kali seorang karyawan harus menangani uang di sana harus ada satu orang yang mengesahkan transaksi tertentu, orang lain yang bertanggung jawab untuk memproses, dan yang berbeda untuk rekonsiliasi dan pencatatan. Ini memastikan bahwa tidak ada orang yang dapat melakukan tugas apa pun yang tidak terdeteksi atau ditinjau oleh orang lain.

Pemisahan tugas menyulitkan jumlah uang yang hilang, baik di tingkat meja depan atau di tingkat administratif kantor medis. Ketika karyawan tahu bahwa setiap proses dilacak dan dipantau, itu mendorong ketepatan dan kejujuran dalam melakukan tugas.

3 -

Dokumentasi

Setiap transaksi keuangan harus memiliki jejak kertas. Dokumentasi bukan hanya praktik menulis atau mendokumentasikan tindakan, tetapi juga menyimpan salinan semua catatan keuangan seperti faktur dan pembayaran pengiriman uang. Karyawan harus sadar untuk tidak pernah melakukan transaksi berdasarkan permintaan lisan.

Dokumentasi yang valid termasuk formulir resmi kantor resmi, kop surat, atau faktur dan harus disahkan dengan tanda tangan, bila perlu. Cek harus selalu memiliki faktur, seperti pengembalian uang, transfer uang atau pos pembayaran. Uang tunai hanya boleh diterima, tidak pernah dibagikan kecuali untuk mengembalikan uang pasien. Rekonsiliasi kotak uang juga harus didokumentasikan pada awal dan akhir setiap shift.

4 -

Perlindungan Fisik dan Elektronik

Penggunaan brankas, sistem alarm, kamera, dan kunci dapat membantu kantor medis dalam mengamankan data, inventaris, aset, dan uang.

1. Simpan semua kotak uang, cek, dan kwitansi yang terkunci dalam brankas dengan akses terbatas oleh staf kantor medis. Kombinasi harus diubah secara teratur.

2. Memiliki sistem alarm di tempat untuk setelah jam kerja dan hari nonoperasional.

3. Kamera dapat ditempatkan di setiap pintu masuk dan keluar, meja depan dan ditujukan pada brankas.

4. Simpan pintu ke ruang persediaan dan / atau lemari obat terkunci sepanjang waktu dan hanya izinkan akses ke area tertentu sesuai kebutuhan.

Kerangka pengaman elektronik termasuk penggunaan kata sandi dan membatasi akses hanya ke personel yang berwenang.

5 -

Operasi Pemantauan

Proses pengendalian internal apa pun akan tidak lengkap tanpa cara untuk memantau operasi. Pemantauan kontrol internal melibatkan peninjauan operasi harian untuk memastikan proses beroperasi dengan benar.

1. Rekonsiliasi uang tunai

2. Akun atau audit bagan

3. Verifikasi dengan membandingkan laporan

4. Pemeriksaan persediaan rutin

Mengawasi semua proses sangat penting, tetapi manajer kantor medis pertama dan terutama harus:

1. Tetapkan aturan dan tujuan

2. Komunikasikan kepada semua staf

3. Berikan umpan balik secara teratur