Komunikasi elektronik menjadi lebih populer saat ini daripada panggilan telepon, email "siput", dan bahkan dalam beberapa kasus, pertemuan tatap muka. Dalam setiap pengaturan profesional termasuk kantor medis, penting untuk mempertimbangkan beberapa hal ketika mengirim email kepada rekan kerja, pasien, dokter, rumah sakit, vendor, atau profesional lainnya.
Orang menghabiskan sebagian besar hari mereka membuka dan membaca email.
Waktu yang berharga tidak boleh disia-siakan pada email yang tidak efektif dan tidak penting. Profesionalisme yang sama yang akan Anda gunakan di telepon, korespondensi surat atau tatap muka juga harus dinyatakan dalam email. Selalu ingat bahwa email adalah bentuk komunikasi dan cara penerima menafsirkan pesan adalah satu-satunya hal yang penting.
Sebelum membuat dan mengirim email, tanyakan pada diri Anda beberapa pertanyaan.
- Apakah email merupakan bentuk komunikasi terbaik untuk informasi yang saya kirim?
- Apakah itu profesional?
- Apakah sesuai dengan HIPAA?
- Apakah itu secara akurat mewakili saya dan kantor medis?
Aturan Etika Email # 1
Jangan pikirkan tentang isi pesan Anda sebelum Anda menekan SEND . Pastikan bahwa email adalah bentuk komunikasi yang sesuai untuk pesan Anda, bukan panggilan telepon atau rapat. Perlu diingat bahwa konten harus mencerminkan gambar dan tingkat profesionalisme yang diharapkan dari Kantor Medis Anda.
Jangan mengirim, meneruskan, atau membalas email apa pun yang berisi hal-hal cabul, ofensif, memfitnah, mencemarkan nama baik, rasis, atau seksual. Hukuman bisa berat untuk Anda dan Kantor Medis.
Aturan Etika Email # 2
Gunakan tata bahasa yang benar, tanda baca, dan ejaan. Sekali lagi, pesan Anda adalah refleksi dari Kantor Medis Anda.
Juga, pastikan untuk menyimpan pesan singkat dan gunakan tata letak yang tepat untuk pesan Anda yang membuatnya lebih mudah dibaca. Proofread email Anda sebelum Anda menekan KIRIM .
Jangan gunakan SEMUA CAPS karena ini dianggap berteriak atau menjerit di dunia online. Gunakan huruf tebal atau huruf miring untuk menekankan kata atau frasa. Juga, hindari penggunaan font yang sangat mewah atau aneh karena ini membuat email Anda lebih sulit untuk dibaca.
Aturan Etika Email # 3
Pastikan email dikirim ke penerima yang tepat. Informasi di Kantor Medis, terutama yang berkaitan dengan informasi pasien, harus dibagi hanya untuk mengetahui dasar saja. Juga, pertimbangkan bahwa orang-orang dapat mempertimbangkan informasi yang tidak relevan bagi mereka sebagai "junk mail".
Jangan membahas informasi pribadi dan rahasia atau lampirkan file pasien dalam email. Gunakan nomor akun pasien atau nomor rekam medis untuk menyarankan seseorang untuk meninjau akun. Informasi Anda harus dicatat di sana.
Aturan Etika Email # 4
Balas email profesional dalam waktu 24 jam jika memungkinkan. Jika itu tidak memberi Anda cukup waktu, setidaknya menanggapi untuk mengatakan bahwa Anda telah menerima email dan Anda akan membalasnya sesegera mungkin.
Jangan membalas spam atau permintaan untuk berlangganan / berhenti berlangganan.
Ini hanya akan menghasilkan lebih banyak spam yang akan membanjiri email bisnis Anda.
Aturan Etika Email # 5
Jauhkan emosi dari email. Bersikaplah sopan dan profesional. Ketahuilah siapa Anda bisa menjadi informal setelah waktu yang cukup telah berlalu untuk membangun hubungan semacam itu.
Jangan mengatakan apa pun di email yang mungkin Anda sesali nanti. Hati-hati saat mengirim atau menanggapi email dengan marah. Jangan pernah membuat komentar pribadi tentang orang lain, membuat komentar yang menyinggung perasaan seseorang atau mengatakan apa pun yang Anda tidak akan katakan secara langsung.
Aturan Etika Email # 6
Jangan menyimpan humor, lelucon, dan ironi seminimal mungkin. Niat sering "hilang dalam terjemahan" dalam email dan orang mungkin tidak selalu mendapatkan lelucon.
Pikirkan tentang hal itu dari perspektif penerima.
Jangan mengirim, meneruskan, atau membalas surat berantai. Ini adalah perilaku tidak profesional dan beberapa orang menganggap ini sebagai email sampah. Ingat bahwa konten apa pun yang Anda kirim harus mencerminkan gambar dan tingkat profesionalisme yang diharapkan dari kantor medis Anda.