Bagaimana Menjadi Jelas dan Ringkas
Dengan perencanaan dan perawatan, manajer kantor medis dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas melalui teknik dan praktik komunikasi yang sukses. Komunikasi adalah salah satu alat terpenting dalam hubungan apa pun, baik itu pribadi atau profesional. Di kantor medis, komunikasi yang jelas di antara staf sangat penting untuk memastikan kualitas perawatan pasien.
Komunikasi Adalah 2-Arah
Agar komunikasi dapat diselesaikan, harus ada ide atau informasi untuk dibagikan, seseorang untuk memberikan informasi atau ide, dan seseorang yang akan menerima informasi.
Komunikasi adalah yang terbaik ketika bersifat timbal-balik, artinya ide dan informasi dibagi antara dua orang, dengan masing-masing memberi dan menerima dari pertukaran. Ketika komunikasi satu sisi, kemungkinan miskomunikasi atau kesalahpahaman tinggi, dan ini menyebabkan harapan yang tidak terpenuhi dan hasil yang buruk.
Dalam suatu hubungan, paling sering kita kembali dan meminta maaf atas kesalahpahaman dan mencoba lagi. Tetapi di kantor medis, miskomunikasi dapat menjadi mahal baik secara fisik maupun finansial. Studi di antara para pemimpin yang paling efektif menunjukkan bahwa komunikasi adalah keterampilan paling penting yang dapat dimiliki atau digunakan oleh manajer atau pemimpin.
Komunikasi yang efektif dalam Pengaturan Kantor Medis
Untuk berkomunikasi informasi yang paling jelas dan ringkas sangat penting.
Baik dalam komunikasi tertulis, melalui email kantor , interaksi satu lawan satu, atau dalam pengaturan grup, penting untuk tetap berpegang pada topik di tangan dan tidak menyimpang dari titik. Menggunakan pendekatan jurnalistik W dan H lima akan membantu untuk tetap fokus pada masalah ini:
- Siapa: Siapa yang butuh informasi yang dibagikan? Siapa yang akan mempengaruhi informasi ini? Siapa atau akan bertanggung jawab?
- Apa: Langkah apa yang perlu diambil? Hasil apa yang diinginkan? Sumber daya apa yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proses atau proyek? Apa saja keadaan yang secara langsung memengaruhi masalah ini?
- Mengapa: Mengapa ini penting? Mengapa orang yang menerima informasi ini disertakan?
- Di mana: Di mana acara, rapat, kerja akan berlangsung? Di mana bahan atau data yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek?
- Kapan: Kapan rapatnya? Kapan batas akhir nya? Kapan umpan balik atau kemajuan diminta?
- Bagaimana: Bagaimana kesuksesan diukur? Bagaimana kinerja akan dievaluasi? Bagaimana penyelesaiannya pasti?
Jadilah Jelas dan Ringkas - Hilangkan Obrolan dan Fluff
Ini hanya beberapa pertanyaan yang mungkin ditujukan untuk menjaga informasi tetap jelas dan ringkas. Aturan praktis lain yang baik ketika berbicara kepada orang lain adalah: "Katakan apa yang Anda maksud, dan berarti apa yang Anda katakan."
Ketika orang lain tahu bahwa Anda memberikan informasi dan umpan balik yang berarti, mereka lebih cenderung mendengarkan dengan sungguh-sungguh dan menganggap pertukaran Anda dengan hormat. Seorang manajer yang gosip, mengobrol tanpa henti tentang hal-hal non-bisnis, atau keluar dari topik selama pertemuan akan kurang efektif karena karyawan mereka akan mulai mengabaikan "fluff". Meskipun penting untuk memiliki hubungan kerja dengan rekan kerja dan karyawan Anda, juga penting untuk memiliki kesadaran profesional.
Berikan Masukan - Mendengarkan Aktif
Umpan balik adalah bagian penting dari komunikasi yang efektif. Mendengarkan umpan balik akan membantu semua pihak dalam memahami. Teknik yang disebut "mendengarkan aktif" adalah alat yang bermanfaat untuk memastikan pemahaman itu lengkap. Dalam teknik ini, pendengar akan ulang kata-kata informasi yang mereka dengar dengan kata-kata mereka sendiri. Jika informasi ini benar, pertukaran selesai, jika tidak pengirim informasi dapat memperbaiki kesalahpahaman pada saat ini. Pertukaran ini hanya membutuhkan sedikit lebih banyak waktu dan merupakan alat yang efisien untuk menciptakan akuntabilitas karena semua orang yang terlibat dalam pertukaran mengetahui bahwa harapan itu jelas dan dipahami.
Manfaat Komunikasi yang Jelas di Kantor Medis
Komunikasi yang jelas dan efektif menghemat waktu, uang, dan kejengkelan. Ketika semua pihak memahami apa yang dibutuhkan, diharapkan, dan diterima, kemajuan menjadi lebih pasti. Ketika semua pihak memahami mengapa sesuatu diperlukan, mereka merasa dihormati. Ketika ide dipertukarkan dan umpan balik dipertimbangkan, semua pihak merasa disertakan dan penting untuk proses tersebut. Perasaan inklusi dan kepentingan ini sangat penting untuk moral kantor dan keberhasilan praktik secara keseluruhan.