Sebagai manajer kantor medis Anda bertanggung jawab untuk banyak hal. Tugas Anda akan termasuk, tetapi tidak terbatas pada tugas-tugas seperti;
- Mempekerjakan staf kantor medis
- Mengawasi staf kantor medis
- Mendelegasikan tugas dan mengawasi penyelesaian tugas
- Mengatasi setiap keluhan yang dibuat oleh karyawan, perusahaan asuransi, dokter, atau pasien dengan cara yang tepat waktu dan efektif.
- Penganggaran
- Menerapkan dan mengawasi kebijakan dan prosedur kantor
- Memimpin dan mendorong staf kantor medis
Setiap dan semua tugas ini dapat diperlukan pada hari tertentu dan lebih banyak lagi yang tidak tercantum di sini. Inilah sebabnya mengapa salah satu aspek terpenting dari pekerjaan manajer kantor medis adalah memimpin dan mendorong staf kantor.
Sebuah pepatah bijak mengatakan, “Jika Anda berpikir Anda memimpin dan tidak ada yang mengikuti, Anda hanya berjalan-jalan.” Untuk menjadi manajer kantor yang efektif, penting untuk menjadi pemimpin yang baik.
Ada beberapa ciri yang umum bagi para pemimpin yang paling sukses. Yang pertama dari ciri-ciri umum ini adalah bahwa pemimpin yang bermanfaat adalah hamba atau orang yang pada akhirnya melayani tujuan yang lebih besar daripada dirinya sendiri. Di kantor medis, ini bisa berarti bahwa manajer kantor menempatkan keseluruhan keberhasilan dan kesejahteraan praktik secara keseluruhan di atas keinginan dan kebutuhan mereka sendiri atau karyawan mana pun.
Ini bisa menjadi bagian yang tidak menyenangkan dari pekerjaan, tetapi para pemimpin yang secara konsisten jujur, adil, dan dapat dipercaya akan menemukan bahwa karyawan dan dokter mereka akan menghormati dan mengagumi mereka karena membuat keputusan sulit ketika tidak semua orang setuju.
Ciri umum lainnya di antara para pemimpin dan manajer yang efektif adalah bahwa mereka jeli.
Pemimpin yang tahu apa yang sedang terjadi di antara mereka yang memimpin adalah yang paling berharga. Ini adalah para pemimpin yang mengakui pekerjaan yang baik dengan segera dan yang menghadapi kebiasaan kerja yang buruk atau masalah ketika mereka terjadi, sebelum mereka memiliki kesempatan untuk tumbuh menjadi keadaan yang sulit atau tidak terkendali. Seri One Minute Manager dari Ken Blanchard adalah sumber yang bagus untuk siapa saja yang ingin menjadi diri mereka yang paling efisien dan efektif. Buku-buku ini adalah alegori berukuran gigitan yang dapat dibaca dalam waktu satu jam atau lebih dan dipenuhi dengan kearifan praktis yang dapat langsung diimplementasikan. Ini cocok untuk ciri umum lainnya di antara para pemimpin yang luar biasa; belajar sepanjang hayat.
Sebagian besar pemimpin yang tidak produktif terus belajar dan tumbuh. Mereka sangat menekankan pada belajar cara-cara baru dan lebih baik untuk menangani diri mereka sendiri dan bisnis mereka. Mereka tetap mengikuti perubahan di bidang keahlian mereka dan secara konsisten diberikan untuk evaluasi diri dan perbaikan diri. Para pemimpin ini sering menjadi mentor yang senang berbagi pengetahuan dan kebijaksanaan mereka dengan orang lain dengan cara yang mendorong dan membantu.
Ciri umum berikutnya yang sejalan dengan ketaatan adalah berkomunikasi secara efektif. Seorang pemimpin yang sukses berkomunikasi dengan jelas, lengkap, dan efektif.
Pentingnya hal ini tidak dapat dilebih-lebihkan, terutama dalam lingkungan medis karena sering kali kebutuhan kantor medis sensitif terhadap waktu. Komunikasi sering disalahpahami sebagai verbal saja. Yang benar adalah bahwa komunikasi adalah berbagi ide, informasi, atau perasaan dan dicapai tidak hanya dengan kata-kata tetapi juga bahasa tubuh, kontak mata, interaksi pribadi, dan kata-kata tertulis. Dalam pengaturan kantor, jika seorang manajer mengatakan "datang kepada saya dengan ide atau masalah apa pun yang Anda miliki" tetapi tidak pernah berbicara dengan karyawannya atau memotong mereka ketika mereka mencoba untuk mengekspresikan pikiran atau kekhawatiran, maka pesan campuran diterima dan kepercayaan adalah rusak.
Ketika memo kantor tidak jelas, sebuah pertemuan penuh dengan ocehan dan keluhan tanpa solusi yang jelas, komunikasi terhenti dan seringkali kebingungan dan pembelaan diri mengambil alih pemahaman.
Ini hanyalah beberapa dari sekian banyak ciri seorang manajer kantor yang produktif dan membantu. Daftar tanggung jawab bervariasi dan banyak tetapi itu adalah pekerjaan yang tidak pernah membosankan, dan sering kali cukup bermanfaat.