Merekrut staf kantor medis yang sukses adalah tanggung jawab yang penting. Pelanggan kantor medis bukanlah pelanggan biasa. Mereka adalah pasien yang mengharapkan kualitas perawatan tertinggi, dan beberapa mungkin berada di tengah krisis medis dan memerlukan penanganan yang halus. Tidak hanya penting bagi staf untuk memiliki keterampilan dan kekuatan profesional tertentu, adalah penting bahwa mereka memahami bahwa kehidupan pasien bergantung pada kualitas pekerjaan mereka. Perencanaan yang efektif sangat penting untuk merekrut kesuksesan .
Bersiaplah untuk Rekrutmen Sebelum Anda Memiliki Lowongan Kerja
Bahkan ketika kantor medis Anda memiliki staf penuh, Anda harus selalu mencari bakat baru. Sebagian besar majikan gagal untuk bersiap jika salah satu anggota staf mereka pergi. Jika seorang karyawan memasukkan pemberitahuan dua minggu mereka hari ini, berapa lama sebelum Anda mendapatkan penggantinya? Jika Anda siap dengan deskripsi pekerjaan yang diperbarui, pertanyaan wawancara, dan rencana perekrutan termasuk di mana Anda akan beriklan, akan lebih mudah untuk menemukan dan mempersempit daftar calon potensial. Bersiap-siap untuk hari ini mencegah Anda merasa terburu-buru membuat pilihan yang salah dari kelompok kandidat Anda.
Tahap 1: Membuat Deskripsi Pekerjaan
Setelah keputusan diambil untuk mulai merekrut staf untuk pekerjaan yang ada atau posisi baru, membuat atau memperbarui deskripsi pekerjaan adalah langkah pertama. Deskripsi pekerjaan menguraikan detail posisi. Ini harus mencerminkan semua yang diperlukan untuk posisi sehingga Anda dapat menilai setiap kandidat dan membuat pilihan terbaik.
Unsur-unsur deskripsi pekerjaan adalah:
- Fungsi Pekerjaan Utama
- Tugas dan tanggung jawab
- Pendidikan dan Pengalaman
- Pengetahuan, Keterampilan, dan Kemampuan
Anda harus menyertakan pengetahuan tentang HIPAA dan privasi medis, keterampilan layanan pelanggan yang kuat, dan keterampilan dalam berkomunikasi dengan populasi khusus dari latihan Anda, seperti anak-anak, pasien geriatrik, mobilitas yang ditantang, pendengaran ditantang, dll.
Tahap 2: Mengembangkan Proses Rekrutmen
Sebelum memposting posisi, Anda memiliki lebih banyak pekerjaan yang harus dilakukan. Dibutuhkan perencanaan untuk menemukan para profesional berkualifikasi tinggi di bidang medis. Ada empat langkah dalam mengembangkan proses perekrutan.
- Kembangkan daftar pertanyaan wawancara
- Tentukan tipe metode wawancara
- Buat iklan untuk posisi tersebut
- Tentukan tempat untuk memposting posisi: Lebih efektif untuk mempertimbangkan lokasi yang akan menarik pelamar terbaik, paling berbakat, dan berkualifikasi tinggi. Beberapa di antaranya termasuk
- Memposting secara internal
- Menggunakan media sosial (LinkedIn adalah situs jejaring yang bagus)
- Menempatkan iklan di situs web yang diarahkan untuk perawatan kesehatan atau profesional kantor medis
- Menargetkan akademi, universitas, dan sekolah perdagangan
- Memposting ke situs web perekrutan nasional seperti Careerbuilder.com, Monster.com, dll.
Pertanyaan Wawancara yang Tidak Bisa Anda Minta
Saat mengembangkan pertanyaan wawancara, ingatlah pertanyaan apa yang mungkin menyinggung kandidat Anda dan cobalah untuk menghindarinya. Penting untuk mengatakan pertanyaan Anda dengan cara yang akan memberi Anda jawaban yang Anda cari tetapi dapat ditanyakan tanpa menyebabkan kemungkinan akibat hukum di kemudian hari. Berikut beberapa pertanyaan yang tidak bisa Anda tanyakan dan apa yang bisa Anda ajukan.
Anda tidak dapat bertanya: Apakah Anda warga negara AS?
Anda dapat bertanya: Apakah Anda diizinkan untuk bekerja di AS?
Anda tidak bisa bertanya: Berapa umur Anda?
Anda dapat bertanya: Apakah Anda berusia di atas 18 tahun?
Anda tidak dapat bertanya: Apakah Anda memiliki cacat?
Anda dapat bertanya: Apakah Anda dapat melakukan tugas-tugas dari posisi ini?
Anda tidak dapat bertanya: Apakah bahasa Inggris adalah bahasa pertama Anda?
Anda dapat bertanya: Bahasa apa yang Anda gunakan untuk berbicara, membaca, atau menulis dengan lancar?
Anda tidak bisa bertanya: Apakah Anda punya anak?
Anda dapat bertanya: Apa ketersediaan Anda untuk bekerja di luar jam kerja normal?
Tahap 3: Mengidentifikasi Pool of Calon Berkualitas untuk Seleksi
Setelah perencanaan selesai, poskan posisinya. Anda siap untuk mulai menerima aplikasi.
Pada titik kritis perekrutan ini, inilah saatnya untuk memilih dan mengidentifikasi sekelompok calon yang memenuhi syarat untuk diwawancarai dari kumpulan pelamar. Untuk membuat proses sesederhana mungkin:
- Tetapkan tenggat waktu untuk semua aplikasi yang akan dikirimkan
- Tinjau aplikasi dan urutkan ke dalam tiga grup
- Sisihkan aplikasi yang tidak memenuhi persyaratan minimum posisi
- Evaluasi setiap kelompok aplikasi secara terpisah untuk kriteria tertentu
- Pilih lima kandidat teratas untuk dihubungi untuk wawancara
Jangan Bergegas Prosesnya dan Gunakan Dua Strategi Wawancara
Mengganti karyawan yang dihargai, terutama di kantor medis, bisa memakan waktu lama. Sering kali manajer kantor medis membuat keputusan perekrutan karena mereka merasakan tekanan untuk segera menggantikan karyawan. Gunakan waktumu. Kenali kandidat potensial sebelum membuat keputusan perekrutan akhir.
Pastikan kebijakan Anda menunjukkan bahwa semua karyawan memerlukan dua proses wawancara. Pada akhir wawancara kedua, Anda harus siap untuk membuat keputusan tegas tanpa keraguan tentang hal itu. Pastikan untuk melakukan pemeriksaan latar belakang dan memanggil referensi sebelum membuat keputusan akhir untuk menghindari penundaan lebih lanjut.
Lihatlah Semua Kualitas Calon
Pendidikan, sertifikasi, dan pengalaman merupakan faktor penting dan prakualifikasi. Tetapi seseorang dapat memiliki 20 tahun pengalaman dalam posisi tetapi masih belum menunjukkan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan dengan sukses.
Anda mungkin atau mungkin tidak memiliki kemampuan untuk memberikan pelatihan atau waktu ekstra dalam membantu seorang kandidat untuk mengembangkan keterampilan setelah dipekerjakan. Beberapa keterampilan, seperti keyboard, dapat meningkat seiring waktu, tetapi panduan yang lebih ketat harus diikuti jika pengetahuan tentang terminologi medis merupakan persyaratan pekerjaan.
Ciri pribadi juga harus dimasukkan sebagai faktor penentu dalam proses seleksi. Jika posisi adalah posisi level entri, maka mungkin tidak perlu mempertimbangkan kepemimpinan sebagai karakter kepribadian yang diperlukan untuk posisi tersebut. Tetapi semua kandidat harus memiliki integritas dan menunjukkan bahwa tindakan dan perilaku mereka di tempat kerja didasarkan pada standar etika yang tinggi. Mereka harus merangkul keberagaman, mengakui dan menghormati perbedaan di antara orang-orang. Perlu diingat bahwa cara-cara di mana pasien dan keluarga mereka diperlakukan secara langsung berkontribusi pada tingkat keberhasilan kantor medis.
Tahap 4: Rekrut Salah Satu Finalis
Pada titik ini dalam proses perekrutan, Anda harus mengurangi jumlah kandidat yang memenuhi syarat untuk satu hingga dua finalis. Jika Anda telah memilih panel atau komite untuk membantu dalam keputusan akhir, ini adalah waktu untuk bertemu dan mengumpulkan rekomendasi untuk keputusan akhir.
- Perpanjang penawaran informal
- Dapatkan pemeriksaan latar belakang kriminal
- Lakukan pemeriksaan referensi
- Perlu penilaian kesehatan
- Verifikasi kredensial: Ada persyaratan khusus untuk profesional kesehatan berlisensi dan proses ini dapat memakan waktu beberapa minggu. Untuk staf administrasi, periksa semua sertifikasi dan gelar.
- Tindak lanjuti dengan surat penawaran resmi
- Persiapkan untuk hari pertama