8 Bidang Utama Manajemen Piutang Medis

Memahami Ruang Lingkup Piutang

Tujuan keseluruhan dari manajemen piutang piutang adalah untuk mencapai periode pengumpulan terpendek mungkin. Piutang akun, juga dikenal sebagai akun pasien, mengacu pada pendapatan yang dihasilkan tetapi belum dikumpulkan. Untuk memastikan arus kas cukup untuk manajemen yang efektif, kantor medis memiliki tanggung jawab untuk memaksimalkan potensi pendapatannya.

Manajemen Accounts Receivable (AR) melibatkan hampir semua area kantor medis.

Pengelolaan piutang yang berhasil membutuhkan pemahaman penuh tentang bagaimana setiap area atau departemen terkait dan mempengaruhi siklus pendapatan dan periode pengumpulan AR. Mari kita jelajahi masing-masing dari delapan bidang utama.

1. Konsep Hukum

Konsep hukum termasuk pemahaman dan mengikuti peraturan negara bagian dan federal. Area yang selalu menjadi perhatian utama adalah penipuan dan pelecehan, terutama yang berkaitan dengan Medicare, Medicaid, dan program-program lain yang didanai pemerintah federal.

Penipuan mengacu secara sadar dan sadar tagihan klaim medis dalam upaya untuk menipu setiap program yang didanai pemerintah federal untuk uang. Bentuk penipuan dan penyalahgunaan yang paling umum termasuk penagihan untuk peralatan yang tidak pernah disediakan, penagihan untuk layanan yang tidak pernah dilakukan, biaya upcoding untuk menerima tingkat penggantian yang lebih tinggi, dan biaya yang tidak mengikat.

Kantor Inspektur Jenderal (OIG) telah merancang dan mengeluarkan peringatan penipuan khusus kepada komunitas penyedia layanan kesehatan.

Peringatan ini dimaksudkan untuk mempublikasikan tren kecurangan nasional kepada masyarakat umum. Ini juga merupakan cara untuk memberikan wawasan dan kesadaran tentang praktik penipuan dalam industri dan mengatasi pelanggaran khusus untuk Medicare dan Medicaid Anti-Kickback Law.

2. Negosiasi Kontrak

Negosiasi kontrak melibatkan pengembangan hubungan keuangan dengan organisasi perawatan yang dikelola.

Organisasi perawatan yang dikelola mewakili hingga 50 persen dari pendapatan bersih dari sebagian besar kantor medis.

Negosiasi kontrak perawatan yang dikelola membutuhkan pengetahuan yang komprehensif tentang proses kontrak. Ini termasuk biaya penggantian, tanggal efektif dan penghentian, panduan pengajuan klaim, ketentuan pembayaran, dan ketentuan kontrak lainnya.

Setiap strategi negosiasi kontrak kantor medis adalah unik dan akan didasarkan pada berbagai faktor, tetapi ide-ide dasar ini harus diingat:

• Kenali pasar: Apakah Anda tahu berapa persen dari pasar Anda yang memiliki Medicare, Medicaid, Cigna, Blue Cross Blue Shield, Aetna, United HealthCare, atau tidak diasuransikan? Survei pasar memberikan informasi berharga yang diperlukan dari semua negosiasi kontrak.
• Jadilah realistis: Memahami lingkungan pengelolaan yang dikelola termasuk berbagai metode pembayaran akan memberi Anda dasar informasi yang diperlukan untuk mengambil pendekatan yang realistis dalam bernegosiasi.
• Menyewa konsultan: Banyak organisasi bergantung pada layanan konsultasi untuk menyediakan negosiasi kontrak perawatan terkelola karena sifat kompleks kontrak dan aspek hukum yang terlibat.

Penasihat hukum harus dikonsultasikan pada semua masalah kontrak ketika ada eksposur yang cukup dan beragam untuk organisasi atau ketika masalah kontrak berada di luar lingkup keahlian kepemimpinan kantor medis.

3. Kepatuhan

Mengembangkan program kepatuhan melibatkan pembuatan manual tertulis yang menggambarkan kebijakan kepatuhan dan Kode Etik Kantor Medis. Sebagian besar kebijakan kepatuhan kantor medis mencakup konsep etika dan hukum. OIG (Kantor Inspektur Jenderal) menawarkan tujuh komponen ini yang memberikan dasar yang kuat untuk program kepatuhan kantor medis.

1. Melakukan pemantauan dan audit internal;
2. Menerapkan standar kepatuhan dan praktik;
3. Menunjuk petugas atau kontak kepatuhan;
4. Melakukan pelatihan dan pendidikan yang tepat;
5. Menanggapi dengan tepat untuk mendeteksi pelanggaran dan mengembangkan tindakan korektif;

1. Mengembangkan jalur komunikasi terbuka; dan
2. Menegakkan standar kedisiplinan melalui panduan yang dipublikasikan dengan baik.

4. Hak Pasien

US Office of Personalia Manajemen mengidentifikasi tiga tujuan utama untuk pengembangan dan pemanfaatan Hak Pasien.

• Pertama, untuk memperkuat kepercayaan konsumen dengan memastikan sistem perawatan kesehatan adil dan responsif terhadap kebutuhan konsumen, memberikan konsumen mekanisme yang kredibel dan efektif untuk mengatasi kekhawatiran mereka, dan mendorong konsumen untuk mengambil peran aktif dalam meningkatkan dan menjamin kesehatan mereka.
• Kedua, untuk menegaskan kembali pentingnya hubungan yang kuat antara pasien dan profesional perawatan kesehatan mereka.
• Ketiga, untuk menegaskan kembali peran penting yang dimainkan konsumen dalam menjaga kesehatan mereka sendiri dengan menetapkan baik hak dan tanggung jawab untuk semua peserta dalam meningkatkan status kesehatan.

Ada delapan bidang utama terkait dengan hak pasien dalam kantor medis.

1. Informasi pasien: pasien memiliki hak untuk informasi yang akurat dan mudah dipahami tentang rencana kesehatan mereka, profesional perawatan kesehatan, dan fasilitas perawatan kesehatan.
2. Pilihan penyedia: pasien memiliki hak untuk memilih penyedia layanan kesehatan ketika mereka membutuhkannya.
3. Akses ke layanan darurat : pasien memiliki hak atas perawatan medis darurat terlepas dari kemampuan mereka untuk membayar.
4. Informed consent: pasien hanya boleh menyetujui perawatan medis jika mereka memiliki informasi yang cukup tentang diagnosis mereka dan semua pilihan pengobatan tersedia dalam hal yang dapat mereka pahami.
5. Penghormatan dan non-diskriminasi: pasien memiliki hak untuk mempertimbangkan, menghormati perawatan dari semua profesional perawatan kesehatan dan tidak didiskriminasikan dalam pemberian layanan.
6. Kerahasiaan: pasien memiliki hak untuk berkomunikasi pribadi dan memiliki kerahasiaan informasi yang dapat diidentifikasi secara individu dilindungi.
7. Keluhan dan banding: pasien memiliki hak atas penyelesaian yang adil dan efisien dari setiap keluhan yang dibuat ke kantor medis.
8. Tanggung jawab pasien: pasien memiliki sejumlah tanggung jawab ke kantor medis termasuk partisipasi aktif dalam rencana perawatan mereka, resolusi tepat waktu kewajiban keuangan mereka dan interaksi penuh hormat dengan semua staf.

5. Akses Pasien

Keberhasilan kantor medis Anda sangat bergantung pada seberapa baik layanan Akses Pasien (atau staf ujung depan) berkinerja. Siklus akun pasien berasal dari entri awal informasi demografis pasien. Membangun tim akses pasien yang dinamis merupakan langkah penting untuk meningkatkan upaya penagihan dan pengumpulan dan meningkatkan kinerja siklus pendapatan.

Alasan khas mengapa sebagian besar tim layanan akses pasien memiliki tingkat kinerja yang rendah adalah kurangnya sumber daya yang tepat, pelatihan yang tidak memadai, dan tingkat staf yang tidak memadai. Untungnya, ini dapat diselesaikan dengan cepat dan tanpa biaya besar.

6. Penangkapan biaya

Pentingnya pengambilan biaya harus dinyatakan kepada semua departemen. Staf klinis harus sadar akan tanggung jawab mereka terhadap piutang dagang dengan dokumentasi yang akurat dan pengambilan biaya.

Penarikan muatan mencakup penghubungan yang sesuai kode-kode medis ke layanan dan prosedur yang diberikan selama kunjungan pasien. Setiap area klinis memainkan peran penting dalam ketepatan waktu pengkodean dan keakuratan penagihan. Ada sejumlah besar area yang berkontribusi dalam menangkap biaya, termasuk, tetapi tidak terbatas pada:

• Perawatan Ambulatory
• Manajemen Kasus
• Perawatan kritis
• Laboratorium
• Bersalin
• Unit Bedah Medis
• Kesehatan mental
• Pengobatan nuklir
• Manajemen Nyeri
• Pediatrik
• Farmasi
• Terapi fisik
• Radiologi
• Perawatan Luka

7. Manajemen Informasi Kesehatan

Manajemen Informasi Kesehatan adalah proses memelihara, menyimpan dan mengambil informasi kesehatan pasien sesuai dengan persyaratan Federal, Negara, dan badan akreditasi yang berlaku. Ada sepuluh tanggung jawab dalam kerangka manajemen informasi kesehatan.

1. Pengkodean Medis
2. Transkripsi Medis
3. Kebutuhan Medis
4. Dukungan Staf Medis
5. Majelis Rekam Medis
6. Pemeliharaan Rekam Medis
7. Pengarsipan dan Pengambilan
8. Privasi dan Keamanan
9. Rilis Informasi
10. Mempertahankan Kerahasiaan

8. Layanan Keuangan Pasien

Layanan Keuangan Pasien pada akhirnya bertanggung jawab atas penagihan dan penagihan piutang yang akurat dan tepat waktu di kantor medis.

Proses penagihan medis membutuhkan pengetahuan lengkap tentang pembayar asuransi dan hukum dan peraturan industri perawatan kesehatan. Biller kantor medis bertanggung jawab atas pengiriman klaim medis teknis atau profesional secara tepat waktu kepada perusahaan asuransi termasuk kantor dokter, rumah sakit, panti jompo, atau fasilitas perawatan kesehatan lainnya.

Hasil tindak lanjut koleksi yang efektif dalam resolusi cepat dari klaim kantor medis Anda. Tindak lanjut klaim harus dimulai secepat tujuh hingga 10 hari setelah klaim Anda diajukan untuk pembayaran. Upaya segera untuk mendapatkan klaim dibayar tidak hanya akan mengurangi hari piutang Anda tetapi juga meningkatkan arus kas.

Staf yang memadai dengan pelatihan pengumpulan yang tepat akan memberikan hasil yang diinginkan dalam fase pengumpulan siklus pendapatan. Staf kantor medis harus menyadari langkah-langkah mendasar yang diperlukan untuk tindak lanjut klaim asuransi yang efisien.

Kolaborasi dan kerja sama dari semua delapan bidang merupakan komponen integral dari keberhasilan manajemen piutang. Meskipun ada hambatan tak terduga yang dapat mempengaruhi periode pengumpulan AR, itu adalah peran kepemimpinan untuk mengidentifikasi dan menyesuaikan hambatan-hambatan untuk keberhasilan organisasi.