Membuang Kertas dan PHI Elektronik dengan Aman
Ada beberapa cara untuk membuang informasi kesehatan yang dilindungi dengan benar. Pembuangan yang tepat dari informasi kesehatan yang dilindungi (PHI) dan informasi rahasia lainnya apakah kertas atau format elektronik merupakan persyaratan HIPAA. Setiap fasilitas yang didefinisikan oleh HIPAA sebagai entitas tertutup memiliki tanggung jawab untuk memastikan privasi dan keamanan informasi pasiennya serta menjaga kerahasiaan PHI mereka.
Ada sejumlah solusi yang dapat ditegakkan oleh kantor medis Anda untuk benar-benar membuang PHI ketika informasi itu tidak lagi diperlukan.
Pembuangan Kertas yang Tepat PHI
Kertas PHI tidak boleh dibuang di tempat sampah biasa. Menempatkan PHI di tempat sampah atau tempat sampah bukan merupakan metode yang aman untuk membuang PHI. Tempat sampah dan tempat sampah dapat diakses oleh publik dan tidak ada cara untuk melindungi dokumen agar tidak diperoleh dan isinya diekspos. Perusahaan telah didenda karena membuang PHI secara ilegal di tempat sampah lengkap dengan nama pasien, tanggal lahir, nomor jaminan sosial dan informasi kesehatan yang dilindungi lainnya.
Sebelum PHI dapat dibuang keluar harus dibuat terbaca dengan memotong-motong atau membakar. Cara yang paling pasti adalah menyewa perusahaan terkemuka untuk menghancurkan catatan. Bantu karyawan Anda mematuhi prosedur ini:
- Tempatkan tempat sampah kecil di setiap workstation yang diberi label “PHI FOR PROPER DISPOSAL HANYA - JANGAN SAMPAH”. Ini akan mencegah informasi dari tidak sengaja berakhir di tempat sampah.
- Pastikan untuk memantau area yang aman dan tidak aman di mana sampah dibuang sebagai tindakan pencegahan untuk setiap PHI yang mungkin dibuang oleh pasien. Misalnya, di ruang tunggu dan kamar kecil.
- Perlu diingat bahwa informasi tertentu mungkin memerlukan perlindungan ekstra seperti nomor jaminan sosial, diagnosis pasien, dan nomor kartu kredit.
- Buatlah kebijakan bahwa semua dokumen kertas ditempatkan di tempat sampah daur ulang, apakah ada PHI di atasnya atau tidak, untuk menghindari kebingungan.
- Lakukan inspeksi acak untuk memastikan semua orang patuh.
Pembuangan yang Tepat dari PHI Elektronik
PHI elektronik cenderung tidak membutuhkan pembuangan. Namun, jika kantor Anda menggunakan jenis media elektronik yang dapat dilepas atau portabel seperti floppy disk, CD, atau flash drive, pastikan untuk menghapus, menghapus atau memformat ulang informasi apa pun yang tidak lagi diperlukan. Cara terbaik adalah menghindari penggunaan sebisa mungkin.
Jika perlu membuang PHI elektronik, gunakan perangkat lunak atau perangkat keras kliring untuk menimpa data sensitif dengan data yang tidak sensitif. Pilihan lain termasuk pembersihan, yang membutuhkan medan magnet yang kuat untuk menghancurkan data, atau menghancurkan perangkat menggunakan metode seperti membakar, memotong-motong, dan meleleh. Perusahaan yang menyediakan pembuangan PHI kertas yang aman juga dapat menyediakan pembuangan PHI elektronik yang aman.
Pastikan untuk menghapus informasi dari hard drive komputer yang tidak lagi digunakan atau dijual sedemikian rupa sehingga mencegah data dipulihkan. Tetap up-to-date tentang kepatuhan HIPAA untuk memastikan bahwa Anda mengikuti pedoman terbaru.