Salah satu tren yang paling cepat berkembang dalam perawatan kesehatan adalah penggunaan analisis kualitas untuk meningkatkan keuangan. Manajer kantor medis menghadapi banyak kesulitan karena perubahan konstan dalam standar penagihan dan pengkodean dan persyaratan TI. Ini bisa menjadi tantangan bagi manajer untuk mengikuti begitu banyak perubahan terutama di kantor kecil dengan staf terbatas. Anda tidak harus melakukannya sendiri. Salah satu pilihan adalah menyewa seorang analis berkualitas secara penuh waktu atau kontrak untuk merekomendasikan sasaran, perbaikan proses, dan cara mengukurnya.
Tanggung jawab Analis Kualitas
Seorang analis kualitas adalah seorang ahli tagihan medis dan / atau coder berpengalaman yang melakukan audit kinerja di kantor medis khususnya yang berkaitan dengan penagihan dan piutang . Analis kualitas memiliki banyak tanggung jawab, tetapi tujuan utamanya adalah untuk meningkatkan proses dan mempersingkat waktu siklus pendapatan.
Menurut HFMA (Healthcare Financial Management Association), hari-hari rata-rata nasional dari piutang (A / R) adalah 44,5. Jika hari-hari A / R Anda lebih dari 60, kantor medis Anda dapat secara signifikan mendapatkan manfaat dari menyewa seorang analis berkualitas.
Anda dapat menggunakan analis penuh waktu penuh atau berdasarkan kontrak sesuai kebutuhan.
Merekomendasikan Tujuan Peningkatan Kinerja
Apa yang seharusnya menjadi tujuan Anda untuk meningkatkan kinerja keuangan kantor medis Anda? Analis kualitas dapat melihat proses dan kinerja Anda serta membuat rekomendasi.
- Tingkatkan total koleksi uang tunai secara konsisten dengan meningkatkan proses dalam konseling keuangan, pendaftaran, penerimaan, penagihan, dan penagihan.
- Tingkatkan kepuasan karyawan dan kurangi omset dengan memberikan insentif dan menaikkan gaji.
- Tingkatkan koleksi awal dengan menyediakan pelatihan ekstensif untuk staf pendaftaran, terapkan 100 persen verifikasi asuransi dan berikan perkiraan pembayaran untuk setiap pasien di setiap titik akses mulai dari penjadwalan hingga pelunasan hingga pembayaran atau pengaturan pembayaran dilakukan.
- Kurangi hari-hari debit total, bukan tagihan akhir, umur piutang hari, biaya keterlambatan, penghapusan utang buruk, dan tarif penolakan.
Identifikasi Peluang untuk Pelatihan dan Pengembangan
Pendidikan dan pelatihan lanjutan apa yang perlu staf Anda untuk tetap mengikuti peraturan, pedoman, dan proses baru? Biller dan coders mungkin juga merasa tertantang untuk menemukan waktu untuk membaca semua pembaruan baru. Anda memiliki opsi untuk bagaimana Anda dapat menyediakan ini untuk staf Anda.
- Berikan alat bantu pekerjaan atau alat pendukung kinerja lainnya untuk meningkatkan kinerja staf termasuk skrip koleksi, panduan pembayar khusus, template untuk menentukan perkiraan pasien, dan lainnya.
- Kembangkan atau ubah proses pelatihan perekrutan baru
- Jadwalkan sesi pelatihan atau hari untuk staf yang tidak memenuhi harapan di area tertentu dengan menggunakan tim pelatih khusus.
- Dorong dan rencanakan pelatihan-silang di antara tugas pekerjaan yang berbeda untuk menghindari penyimpangan atau penundaan yang mempengaruhi pengumpulan uang tunai.
- Jadwalkan pertemuan tim siklus pendapatan setiap dua minggu sampai tujuan peningkatan kinerja terpenuhi.
- Dorong karyawan untuk menghadiri konferensi, webinar, dan sesi edukasi online untuk meningkatkan basis pengetahuan siklus pendapatan.
Sarankan Kegiatan Peningkatan Proses
Bagaimana Anda dapat meningkatkan proses Anda setelah Anda menemukan kelemahan dan sumber kesalahan dan kehilangan peluang? Analis kualitas dapat membuat rekomendasi.
- Tetapkan proses peningkatan kualitas berkelanjutan untuk mengidentifikasi kesalahan dan praktik penagihan yang tidak akurat termasuk meneliti klaim yang ditolak, klaim yang ditolak dan klaim yang kurang dibayar.
- Buat rencana tindakan perbaikan setelah kesalahan diidentifikasi.
- Prioritaskan area yang menunjukkan kebutuhan terbesar untuk perbaikan.
- Tetap terdepan dalam perubahan industri dengan tetap mendapat informasi.
- Gunakan staf TI secara efektif untuk transisi menuju proses yang lebih otomatis, meningkatkan alur kerja, dan meningkatkan efisiensi operasional.
- Outsource sulit mengumpulkan akun seperti pembayaran sendiri dan klaim kewajiban untuk membebaskan staf agar fokus pada akun asuransi.
- Kembangkan standar untuk mengukur kinerja berdasarkan kualitas dan produksi.
Mengukur kinerja
Jika Anda tidak mengukur, Anda tidak akan tahu apakah upaya perbaikan Anda telah efektif. Tujuan Anda harus dapat diukur dan Anda perlu menetapkan proses pengukuran.
- Efisiensi: Mengacu pada seberapa baik waktu dan usaha digunakan untuk melakukan tugas pekerjaan
- Efektivitas: Mengacu pada seberapa akurat atau sepenuhnya tugas dilakukan
- Ketepatan waktu: Mengacu pada apakah pekerjaan dilakukan dalam jangka waktu yang diinginkan.
- Produktivitas: Mengacu pada nilai output dari pekerjaan yang dilakukan atau penghasilan yang dihasilkan dari pekerjaan yang dilakukan. Kualitas: Mengacu pada derajat pekerjaan yang dilakukan memenuhi standar, persyaratan, dan harapan.