Semua orang akan setuju bahwa fungsi utama dari kantor medis adalah perawatan pasiennya, namun, agar tetap dalam praktek dan berkembang, kantor harus mengumpulkan pembayaran untuk layanan yang diberikan. Pengkodean, penagihan dan penagihan merupakan bagian penting dari tugas staf kantor medis dan pelatihan serta panduan yang tepat sangat penting untuk keberhasilan penyelesaian tugas-tugas ini.
Departemen penagihan bekerja sangat erat dengan personel pengkodean di kantor dokter. Dalam beberapa kasus, orang yang sama melakukan tugas pengkodean, penagihan dan pengumpulan tetapi ini adalah tiga posisi yang berbeda. Sementara beberapa aspek dari setiap pekerjaan bersinggungan dengan yang lain, mereka juga memiliki tanggung jawab yang sangat spesifik juga.
Pengodean sebenarnya memfasilitasi proses penagihan dengan membawa keseragaman ke prosedur melalui kode yang dapat dikenali. Dengan menggunakan kode diagnosis standar dan kode prosedur yang diakui oleh perusahaan asuransi, semua praktik medis, dan instansi terkait perawatan terkait, pemberi kode medis akan memastikan bahwa perusahaan asuransi atau "pembayar komersial" atau Pusat Medicare dan Medicaid (CMS) akan mengenali item yang ditagih dan bagaimana diagnosis menjamin prosedur , tes, atau perawatan itu.
Proses penagihan dimulai pada asupan pasien. Penting untuk mendapatkan semua informasi asuransi sebelum pasien terlihat jika memungkinkan sehingga semua pihak akan memahami apa yang setiap kunjungan dan prosedur akan biaya pasien keluar dari saku.
Semakin sedikit kejutan yang pasien Anda miliki mengenai pembayaran untuk layanan yang diberikan, semakin bahagia semua orang. Ketika pasien tiba dan menyajikan informasi asuransi sangat penting bahwa informasi yang diberikan diverifikasi dengan perusahaan asuransi sebagai aktif, manfaat diperbolehkan, dan bahwa penyedia saat ini dikontrak dengan pembayar tertentu.
Situs web memiliki informasi yang salah, jeda kontrak, dan perubahan manfaat sehingga verifikasi data sangat penting.
Untuk menghemat waktu, pendapatan, dan kejengkelan, setiap prosedur yang keluar dari ruang lingkup normal kunjungan kantor harus dipra-otorisasi jauh sebelumnya, atau dalam batas waktu dari rencana asuransi khusus. Setiap pembayaran yang jatuh tempo dari pasien harus didiskusikan dan dikumpulkan sebelum prosedur, tes, terapi, atau perawatan. Copays harus selalu dibayar sebelum pasien dilihat oleh dokter juga, untuk menghindari masalah nanti.
Koleksi dari jumlah yang jatuh tempo adalah cara penggantian yang paling tidak efektif. Semakin lama tagihan jatuh tempo, semakin kecil kemungkinan untuk dikumpulkan dan semakin banyak uang yang dikeluarkan kantor dalam waktu dan jam pembayaran gaji. Ini adalah alasan terbaik untuk memiliki staf pengodean dan penagihan yang efektif di kantor medis Anda.
Klaim ditolak oleh pembayar komersial adalah alasan yang mungkin untuk tagihan tidak dibayar tepat waktu. Ketika baik pasien dan staf telah melakukan uji tuntas mereka sebelumnya, ini kurang mungkin, tetapi itu memang terjadi. Banding oleh staf dengan klarifikasi atau penjelasan mungkin diperlukan. Banding oleh pasien adalah solusi lain yang mungkin, tetapi pasien harus dibuat sadar akan kemungkinan bahwa mereka akan bertanggung jawab atas setiap saldo yang beredar.
Meskipun perjanjian pembayar sering merupakan salah satu pesanan bisnis pertama ketika mengisi dokumen penerimaan pasien, kemungkinannya adalah pasien tidak membaca dokumen dengan hati-hati. Kadang-kadang pasien tidak merasa baik pada saat itu dan tidak memperhatikan dokumen, atau mereka hanya berharap sebagian besar atau semua tagihan mereka harus dibayar oleh perusahaan asuransi. Mendiskusikan tanggung jawab keuangan sebelum ada masalah adalah tindakan yang paling efektif untuk menghindari pertemuan yang tidak nyaman dan mungkin emosional.
Pengkodean, penagihan, dan koleksi penting bagi fasilitas medis yang berkembang tidak peduli ukuran atau spesialisasi.
Pelatihan yang tepat, pendidikan berkelanjutan, dan instruksi perubahan saat ini dalam hukum, kode, atau praktik asuransi sangat penting. Bahan referensi dan peralatan referensi terbaru memungkinkan anggota staf ini memberikan dampak positif pada pasien dan kantor medis.